Projektový management je silný nástroj. Pomůže nám naplánovat, realizovat a dotáhnout do konce jakýkoliv projekt.
Prostě zpracovat hromadu úkolů, dosáhnout stanovených cílů, a to v určitém čase s dodržením stanoveného rozpočtu. Konkrétněji pak projektový management představuje souhrn činností, které zahrnují iniciování projektu, plánování, realizaci, kontrolu a uzavření projektu.
Základním stavebním kamenem úspěšně dokončeného projektu je projektový tým, který má společný zájem a motivaci vytvořit něco nového. Celkově není omezeno množství lidí, kteří by se na projektu měli podílet, ale jedno musí mít vždy společné – cíl. Cíl bývá tím, co jednotlivce nebo skupinu nakopne k vytvoření projektu. Cestu, jak k tomuto cíli dojdeme, potom představuje právě projektové řízení.
5 základních procesů projektového managementu
Iniciování projektu
Musíme si určit směr, nápad nebo problém, kvůli kterému chceme projekt uskutečnit. Je velice důležité rozpoznat, zda se jedná o úplně nový projekt a nebo můžeme na nějaký projekt už navázat. Šetříme tak náš čas a usíli. V rámci první fáze iniciování dochází projekt na první rozcestník. Buďto splňuje zadání a účel, za kterým byl vytvořen, nebo se neslučuje s vizí zadavatele nebo i projektové týmu a je tedy zapotřebí jej přepracovat.
Plánování
V rámci plánování, je nejdůležitější vytvoření pracovního schématu. Vezmi papír, tužku a skicuj. Kreativitě se zde opravdu meze nekladou. Výsledkem plánování by měly pak být konkrétní aktivity, odhad jejich nákladů ale především časový harmonogram.
Realizace
To co jsme naplánovali, musíme začít realizovat. Vycházíme z informačního základu, který byl stanoven během iniciování a plánování projektu. V rámci realizace projektu je nejdůležitější položkou komunikace. Je více než přínosné nastavit si dopředu milníky, které automaticky povedou k probrání toho co se povedlo, a co méně. Nesmíme ošidit komunikace uvnitř týmu, ale ani směrem k zadavateli. U projektů určitě neplatí pravidlo mlčeti zlato.
Kontrola
Kontrola probíhá jak v průběhu, tak na konci projektu. V průběhu projektu je jedním z úkolů kontroly do projektu případně zasahovat a upravovat ho tak, aby se jeho výsledky co nejvíce blížily účelu, pro který byl vytvořen.
Uzavření projektu
I když se tato položka může zdát jako formalita, nemělo by tomu tak být. Při uzavírání projektu je opravdu důležité pořádně zapnout a zhodnotit celkovou práci, která byla na projekt vynaložena. Během tohoto procesu se ještě často stává, že odhalíme nedostatky, které projekt má a budeme s nimi chtít z posledních sil pořádně zatočit 🙂 Jen do toho! Dokud není projekt uzavřený, není pozdě.
Určitě to není tak, že jednotlivé procesy musí dodržovat předem stanovené pořadí. Je to váš projekt, můžete si ho dělat jak chcete, nicméně procesy vám mohou pomoci s odhalením slabin nebo naopak silných stránek projektu. Jednotlivé složky se často vzájemně prolínají a v průběhu procesu se na sobě stávají závislé. Plánování je důležité na začátku projektu, potom otěže přebírá realizace. Položka kontroly je důležitá po celou dobu projektu.
Dalo by se říci, že výsledky jednotlivých procesů jsou výstupy pro další procesy. Například plánování poskytuje první návrh konkrétních opatření pro realizační fázi. Zde však funkce plánování nekončí – dále reaguje na aktuální dění vně projektu a vytváří například operační plány k překonání překážek, které během projektu můžeme potkat. Jak se říká, štěstí přeje připraveným a pokud projekt obsahuje i alternativní plány k dosažení sledovaných cílů, je to jen jeho výhodou a svědčí to i o kvalitě projektu a zkušenosti projektového týmu.
Přínosy projektového managementu
Velká očekávání. To je to, co spojuje všechny mladé podnikatele, když startují nový projekt. Investice do projektu, ať už finanční, nebo časová se může stát v případě úspěchu vysoce výnosnou. Na druhou stranu však podstupujeme riziko v případě neúspěchu. Kvalitním zpracováním projektu včetně jednotlivých procesů se snažíme toto riziko minimalizovat.
Projektový management může pomoct:
- předvídat budoucí situace
- ušetřit úsilí, čas a peníze
- vyřešit případné problémy rychleji a snadněji
- odhadnout „špatné“ projekty
- podpořit lepší komunikaci a zlepšit produktivitu
- zvýšit šanci rozšířit své služby
- uvědomit si budoucí rizika a reagovat na ně
- vytvořit základ pro další projekty – případové studie
Je nutné nebrat celý projektový management jako dogma. Kvalitně sestavený proces ještě nezaručí kvalitní výsledek. Projektový management je spojením dvou disciplín: vytvoření vědeckého základu a umění reagovat na situace. Každý projekt je svým způsobem unikát a bez určité míry flexibility a intuice se určitě neobejde. Jen těžko dopředu můžeme určit opatření, jaká budeme muset podstoupit k dosažení výsledků. Projektový management slouží k definici co nejvíce proměnných, které během projektu můžeme potkat. Zkuste jich tedy odhalit u vašeho projektu co nejvíce!
Klíčem je tedy dostatečná informační opora kombinovaná s intuitivní schopností jednotlivých projektantů.